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Aktuelles

12.12.2022

Arbeitsrechtlich relevante Neuerungen zum Jahreswechsel 2022/2023

Zum Jahreswechsel 2022/2023 gilt es einige Neuerungen zu beachten, die sowohl für Arbeitnehmer* als auch für Arbeitgeber von großer Bedeutung sind. Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick über die wichtigsten Entwicklungen:

I. Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer gibt es bereits seit 2021. Ab dem 01.01.2023 sind nun Arbeitgeber nach entsprechender Krankmeldung der Arbeitnehmer verpflichtet, die Daten zur Arbeitsunfähigkeit ihrer Mitarbeiter bei den gesetzlichen Krankenkassen elektronisch abzurufen. Auch wenn sich Arbeitnehmer weiterhin beim Arbeitgeber arbeitsunfähig melden müssen, so entfällt jedoch zukünftig für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer die Pflicht zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Ärzte hingegen sind weiterhin verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitnehmer in Papierform an diese zu übergeben.

II. Elektronische Bescheinigungen für die Agentur für Arbeit

Arbeitgeber müssen der Agentur für Arbeit ab dem 01.01.2023 Bescheinigungen, insbesondere die Arbeitsbescheinigungen und Nebeneinkommensbescheinigungen, über das Verfahren BEA (= Bescheinigungen elektronisch annehmen) elektronisch übermitteln. Eine Abgabe der Bescheinigungen in Papierform ist dann nicht mehr möglich. Die Agentur für Arbeit leitet dann dem Antragsteller einen Nachweis über die vom Arbeitgeber elektronisch übersandten Daten zu (§ 313a SGB III).

III. Elektronische Betriebsprüfung

Ebenfalls ab dem 01.01.2023 müssen Arbeitgeber die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm elektronisch über das Verfahren euBP (= elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) an den Rentenversicherungsträger übermitteln. Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden. Der Antrag ist formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger zu senden, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.

IV. Homeoffice-Pauschale & Inflationsausgleichsprämie

Die Homeoffice-Pauschale für das Jahr 2023 steigt von fünf auf sechs Euro pro Tag. Die maximal im Rahmen der Einkommensteuererklärung zu berücksichtigenden Homeoffice-Tage werden auf 210 (statt bislang 120) erhöht.

Bereits seit dem 26.10.2022 können Arbeitgeber ihren Beschäftigten die sog. Inflationsausgleichsprämie gewähren, also steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitsentgelt einen Betrag von bis zu 3.000,00 € zahlen. Diese Zahlung ist auch in Teilbeträgen bis zum 31.12.2024 möglich. Bei der Inflationsausgleichsprämie handelt es sich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Arbeitnehmer haben darauf also keinen gesetzlichen Anspruch.

V. Arbeitszeiterfassung nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022

Bereits 2019 hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass die Arbeitgeber in Mitgliedstaaten verpflichtet werden müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Diese Entscheidung entfaltete keine unmittelbare Pflicht dahingehend, entsprechende Arbeitszeit-Messsysteme einzurichten. Vielmehr oblag und obliegt es dem deutschen Gesetzgeber, das Arbeitszeitgesetz zu reformieren. Bislang sieht das Arbeitszeitgesetz eine Zeiterfassung bei Überschreiten der werktäglichen Arbeitszeit von 8 Stunden und bei Sonn- und Feiertagsbeschäftigung sowie für besondere Beschäftigtengruppen (geringfügig Beschäftigte u.a.) vor.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) geht nun in einer Entscheidung vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) davon aus, dass Arbeitgeber bei unionsrechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz grundsätzlich verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der von ihren Arbeitnehmern geleisteten täglichen Arbeitszeit einzuführen, das Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden umfasst. Seit dem 03.12.2022 liegen nun auch die Entscheidungsgründe zu dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vor. Das Gericht führt darin u.a. aus, dass bereits eine objektive gesetzliche Handlungspflicht bestehe. Die Pflicht eines Arbeitgebers zur Erfassung der Arbeitszeiten betreffe diejenigen Arbeitnehmer, für die der nationale Gesetzgeber nicht auf der Grundlage der in der europäischen Arbeitszeitrichtlinie enthaltenen Abweichungsmöglichkeiten von den grundsätzlichen Vorgaben abgewichen ist. Abweichungen bestehen bspw. für leitende Angestellte i.S.d. Arbeitszeitgesetzes.

Aktuell gibt es keine Vorgabe zu der konkreten Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung. Es sind daher sowohl Stundenzettel als auch elektronische Zeiterfassungen o.ä. möglich. Entscheidend ist allein, dass es sich um ein verlässliches System handelt.

Auch Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich. Arbeitnehmer werden durch eine Arbeitszeiterfassung nicht darin gehindert, ihre Arbeitszeit frei einzuteilen. Es bietet sich in diesen Fällen an, die Erfassung der Arbeitszeit an die Arbeitnehmer zu delegieren. Der Arbeitgeber sollte sich die Zeiterfassungen sodann in regelmäßigen Abständen vorlegen lassen und auf die Einhaltung der Mindestruhezeiten, der werktäglichen Höchstarbeitszeit usw. überprüfen. Der Arbeitgeber muss ohnehin die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, das auch bei Arbeitnehmern mit Vertrauensarbeitszeit gilt, überwachen und kommt damit seiner bereits bestehenden Verpflichtung nach.

VI. Urlaubsansprüche 2022

Nach § 7 Abs. 3 S. 1 Bundesurlaubsgesetz muss der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr und also bis zum 31.12. gewährt und genommen werden. In besonderen Fällen sieht das Gesetz eine Übertragung auf das Folgejahr vor. Übertragungsmöglichkeiten können sich auch aus Regelungen in Arbeitsverträgen, Tarifverträgen oder aber aus einer betrieblichen Übung ergeben.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts darf jedoch nicht genommener Urlaub dann nicht zum Ende des Jahres verfallen, wenn der Arbeitnehmer lediglich keinen Urlaub beantragt hat. Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu ausgeführt, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers am Ende des Kalenderjahres oder eines zulässigen Übertragungszeitraums nur dann verfalle, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt habe, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt. Nach einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom 22.09.2022 ist die Mitwirkung des Arbeitgebers unerlässlich. Ohne diese könne er sich auch nicht auf eine etwaige Verjährung von Ansprüchen berufen.

Wir empfehlen daher allen Arbeitgebern, jetzt zu prüfen, ob sie ihre Mitarbeiter nachweisbar, klar, rechtzeitig und transparent über den jeweiligen Urlaubsanspruch, den notwendigen Urlaubsantrag und den anderenfalls am Jahresende drohenden Verfall von Urlaubsansprüchen für 2022 informiert haben und dies ggf. jetzt noch nachzuholen.

 

* Der Text ist geschlechtsneutral zu verstehen.

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