Die in § 40 GmbHG geregelte Gesellschafterliste hat in der GmbH bereits seit langem, insbesondere seit Reformierung des GmbH-Gesetzes durch das MoMiG im Jahre 2008, eine große Bedeutung. Die Geschäftsführer haben nach dieser Vorschrift unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in der Person der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine von ihnen unterschriebene Liste der Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen. Hat ein Notar an den Veränderungen mitgewirkt, hat dieser unverzüglich nach dem Wirksamwerden die Liste anstelle der Geschäftsführer zu unterschreiben und zum Handelsregister einzureichen.

Die Vorschrift wurde zuletzt Anfang des Jahres 2017 erneut reformiert und aufgrund des Gesetzes zur Umsetzung der 4. EU-Geldwäscherichtlinie, zur Ausführung der EU-Geldtransferverordnung und zur Neuorganisation der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen verschärft.

In der Gesellschafterliste sind neben dem Namen, Vornamen, Geburtsdatum und Wohnort des Gesellschafters sowie den Nennbeträgen und den laufenden Nummern der von jedem Gesellschafter übernommenen Geschäftsanteile zukünftig auch die prozentuale Beteiligung jedes Gesellschafters am Stammkapital auszuweisen. Ist ein Gesellschafter selbst eine Gesellschaft, so sind bei eingetragenen Gesellschaften die Firma, Satzungssitz, zuständiges Register und Registernummer aufzunehmen, bei nicht eingetragenen Gesellschaften (wie etwa der GbR) deren jeweilige Gesellschafter unter einer zusammenfassenden Bezeichnung mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort. Hält ein Gesellschafter mehr als einen Geschäftsanteil, ist in der Liste der Gesellschafter zudem der Gesamtumfang der Beteiligung am Stammkapital als Prozentsatz gesondert anzugeben.

Insbesondere in dem Falle, dass nicht eingetragene Gesellschaften Gesellschafter einer GmbH sind, werden an die Geschäftsführung hohe Anforderungen gestellt. Wenn nämlich etwa bei einer beteiligten GbR eine Veränderung im Gesellschafterbestand stattfindet, ist auch diese eine Veränderung im Sinne des § 40 GmbHG, die durch die Geschäftsführung unverzüglich durch Einreichung einer aktualisierten Liste anzuzeigen ist.

Eine ähnliche Situation ergibt die Beteiligung von Erbengemeinschaften. Auch hier ist nicht nur anzugeben „Erbengemeinschaft nach Herrn/Frau XY“, sondern zusätzlich auch „bestehend aus …“. Anschließend sind alle Mitglieder der Erbengemeinschaft mit Namen, Vornamen, Geburtsdatum und Wohnort aufzunehmen, soweit diese bekannt sind. Eine Angabe der Miterbenquote hat zu unterbleiben, solange die Erbengemeinschaft ungeteilt ist, da der oder die Geschäftsanteile zur gesamten Hand gehalten werden.

Es ist für die Geschäftsführung der GmbH in zweierlei Hinsicht von Wichtigkeit, die Liste der Gesellschafter dem Registergericht stets auf dem aktuellsten Stand zu übermitteln.

Zum einen regelt § 40 Abs. 3 GmbHG, dass Geschäftsführer, welche die ihnen nach § 40 Abs. 1 GmbHG obliegende Pflicht verletzen, denjenigen, deren Beteiligung sich geändert hat, und den Gläubigern der Gesellschaft für den daraus entstandenen Schaden als Gesamtschuldner haften.

Zum anderen regelt § 16 Abs. 1 GmbHG, dass im Verhältnis zur Gesellschaft im Falle der Veränderung der Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung als Inhaber eines Geschäftsanteils nur gilt, wer als solcher in der im Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste (§ 40) eingetragen ist. Eine vom Erwerber in Bezug auf das Gesellschaftsverhältnis vorgenommene Rechtshandlung gilt als von Anfang an wirksam, wenn die Liste unverzüglich nach Vornahme der Rechtshandlung in das Handelsregister aufgenommen wird.

Daraus ergibt sich, dass z.B. bei der Durchführung von Gesellschafterversammlungen die Gesellschafterrechte in Beziehung zur Gesellschaft nur denjenigen zustehen, die als Gesellschafter in der im Register befindlichen Gesellschafterliste eingetragen sind. Kommt es z.B. zu einem Erbfall, so ist bis zur Berichtigung der Gesellschafterliste und Aufnahme im Registerordner von der Gesellschaft noch der eingetragene Erblasser zu einer Gesellschafterversammlung zu laden bzw. vor Ladung der Erbengemeinschaft die aktualisierte Liste zum Register zu reichen. Bevor diese nicht im Registerordner aufgenommen ist, kann die Erbengemeinschaft ihre Gesellschafterrechte nicht wirksam gegenüber der Gesellschaft ausüben und z.B. in der Gesellschafterversammlung ihr Stimmrecht nicht ausüben. Schon aus diesem Aspekt ergibt sich gedanklich eine Verknüpfung mit dem vorstehend erwähnten Schadensersatzanspruch. Ist es z.B. der Erbengemeinschaft in der entsprechenden Gesellschafterversammlung mangels Einreichung einer aktualisierten Liste nicht möglich, ihre Gesellschafterrechte auszuüben, könnten sich daraus Schadensersatzansprüche gegenüber der Geschäftsführung ergeben.

Auch bei Unternehmenstransaktionen bzw. Geschäftsanteilsübertragungen kommt der Gesellschafterliste immer wieder eine besondere Bedeutung zu. § 16 Abs. 3 GmbHG regelt seit Reformierung des GmbHG durch das MoMiG, dass ein Erwerber einen Geschäftsanteil oder ein Recht daran durch Rechtsgeschäft wirksam vom Nichtberechtigten erwerben kann, wenn dieser als Inhaber des Geschäftsanteils in der zum Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste eingetragen ist. Dies gilt nur dann nicht, wenn die Liste zum Zeitpunkt des Erwerbs hinsichtlich des Geschäftsanteils weniger als drei Jahre unrichtig und die Unrichtigkeit dem Berechtigten nicht zuzurechnen war. Ein gutgläubiger Erwerb ist ferner nicht möglich, wenn dem Erwerber die mangelnde Berechtigung bekannt oder in Folge grober Fahrlässigkeit unbekannt war oder der Liste ein Widerspruch zugeordnet ist.

Letzteres ist ein wirksames Instrument zum Schutz vor den Auswirkungen einer fehlerhaften Gesellschafterliste. Die Zuordnung eines Widerspruches zur Gesellschafterliste kann aufgrund einer einstweiligen Verfügung erfolgen und dazu führen, dass Verfügungen eines Nichtberechtigten oder die Ausübung von Gesellschafterrechten solcher Personen verhindert werden. Für die Zuordnung eines Widerspruches ist gem. § 16 Abs. 3 Satz 5 GmbHG nicht einmal die Glaubhaftmachung der Gefährdung eines Rechts des Widersprechenden erforderlich.