„Transparenzregister“ – schon mal gehört, „Compliance-Management“ – Was ist das?

Sollte es Ihnen so oder ähnlich ergehen, wenn Sie Meldungen über die aktuellen Pflichten inländischer juristischer Personen des Privatrechts und eingetragener Personen(handels)gesellschaften lesen, dann sind Sie hier richtig.

Seit dem 01.10.2017 unterliegen diese Gesellschaften den bußgeldbewährten Verpflichtungen des § 20 Geldwäschegesetz (GwG), die sich mit dem neu geschaffenen Transparenzregister beschäftigen. Für BGB-Gesellschaften (GbR) gelten die Pflichten nicht.

Bei dem Transparenzregister, welches durch den Bundesanzeiger verwaltet wird, handelt es sich um eine elektronische Plattform, die die Veröffentlichung von Informationen über natürliche Personen enthält, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapital- oder Stimmanteile einer Gesellschaft halten oder in ähnlicher Weise Kontrolle auf eine Gesellschaft ausüben. Diese Personen werden als wirtschaftlich Berechtigte bezeichnet.

Die Geschäftsführungsorgane der benannten Gesellschaften sind gem. § 20 Abs. 1 GwG verpflichtet, für jeden wirtschaftlich Berechtigten Informationen über Vor- und Nachnamen, Geburtstag, Wohnort sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses einzuholen, aufzubewahren, zu aktualisieren und an das Transparenzregister zu melden.

Eine unmittelbare Pflicht zur Mitteilung dieser Daten an das Transparenzregister besteht für viele Gesellschaften – insbesondere GmbHs nicht – weil es ausreicht, wenn die Offenlegung der Beteiligungsverhältnisse über bereits vorhandene öffentliche Register, wie das Handelsregister, Unternehmensregister oder Bundesanzeiger, aus dem die wirtschaftlich Berechtigten abgeleitet werden können, hervorgeht. Die Erfüllung der Pflicht aus Abs. 1 wird in § 20 Abs. 2 GwG insoweit fingiert. Auch eine Negativmeldung an das Transparenzregister ist dann nicht notwendig. Ergeben sich die tatsächlichen Stimmrechte der hinter der Gesellschaft steckenden natürlich Personen jedoch nicht aus bereits vorhandenen öffentlichen Registern, muss die Mitteilungspflicht nach § 20 GwG trotz der Aufnahme in einem solchen Register erfolgen. Dies kann etwa dann der Fall sein, wenn die Gesellschafter sich im Ausland befinden oder Stimmbindungsverträge, Sonderregelungen in Gesellschaftsverträgen, Treuhand- oder Nießbrauchsverhältnisse, Unterbeteiligungen oder stille Beteiligungen vorhanden sind, in denen natürliche Personen Kapitalanteile bzw. Stimmrechte nicht direkt, sondern über eine Beteiligungskette halten. Weiterhin trifft die Mitteilungspflicht alle Genossenschaften, in denen Mitglieder einen Kapitalanteil von mehr als 25 % halten (z.B. über mehrere Geschäftsanteile) oder mehr als 25 % der Stimmrechte auf sich vereinen (sei es, weil nur wenige Mitglieder vorhanden sind oder weil Mehrstimmrechte eingeräumt wurden). Auch Aktiengesellschaften sind häufig betroffen, da das Aktienregister nicht öffentlich, sondern bei der AG selbst geführt wird.

Schließlich ist selbst, wenn auch eine Mitteilungspflicht nicht besteht, jede Gesellschaft verpflichtet, ein Compliance-System aufzubauen, das sicherstellt, dass zumindest einmal im Jahr überprüft werden kann, ob Änderungen bei den wirtschaftlich Berechtigten bekannt geworden sind. Die Geschäftsleitung trifft damit die Pflicht, gegenüber ihren unmittelbaren Gesellschaftern nachzufragen, ob und inwieweit Änderungen oder meldepflichtige Tatsachen bestehen und eine Aufbewahrungspflicht der entsprechenden Unterlagen. Eine eigene Nachforschungspflicht besteht dagegen nicht. Die Gesellschafter selbst sind gem. § 20 Abs. 3 GwG verpflichtet, der Gesellschaft mitzuteilen, wenn sie selbst wirtschaftlich Berechtigte sind und sich bezüglich der Berechtigung Änderungen ergeben. Von dieser Informationspflicht umfasst ist auch die Angabe, wenn ein Gesellschafter z.B. selbst unter der Kontrolle eines wirtschaftlich Berechtigten steht.

Verstöße gegen die in § 20 Abs. 1 und 3 GwG geregelten Pflichten sind Ordnungswidrigkeiten und können mit empfindlichen Bußgeldern von bis zu 100.000,00 € oder gar bis zu 1 Million Euro belegt werden, wenn es sich um schwerwiegende, wiederholte oder systematische Verstöße handelt.

Zur Meldung an das Transparenzregister, welches bereits aktiv ist, ist eine Registrierung erforderlich. Ab dem 27.12.2017 sind die im Transparenzregister aufgenommenen Angaben erstmals abrufbar. Gemäß § 23 Abs. 1 GwG haben Einsichtsrechte nur Behörden, geldwäscherechtlich Verpflichtete sowie Personen mit berechtigtem Interesse, frei zugänglich ist das Register also nicht. Es muss über die Webseite des Transparenzregisters ein Antrag gestellt werden. Wer letztlich tatsächlichen Zugriff auf die über die wirtschaftlich Berechtigten eingestellten Informationen hat, lässt sich vorab nicht sicher sagen.

Im Ergebnis ist daher festzuhalten, dass zwar viele Gesellschaften nicht verpflichtet sind, Mitteilungen zum Transparenzregister zu machen, sondern ihre Pflichten bereits durch pflichtgemäße Aktualisierung der Handelsregister-Daten erfüllen. Dies gilt jedoch gerade im landwirtschaftlichen Bereich und bei Unterbeteiligungen oder Sonderabsprachen nicht. Zudem wird durch die Vorschriften der Aufbau eines internen Compliance-Managements zur Überprüfung und Aktualisierung der Daten über die wirtschaftlich Berechtigten vorgeschrieben, der sich auch im Handelsregister eingetragene Gesellschaften nicht entziehen können.

Zur Vermeidung einer Haftung sollte dies sowohl von Leitungs- als auch von Aufsichtsgremien zukünftig berücksichtigt und umgesetzt werden.