Immer wieder kommt es vor, dass sich Arbeitgeber bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses mit der Frage konfrontiert sehen, wieviel Urlaub noch offen und durch bezahlte Freistellung oder mit der letzten Gehaltsabrechnung abzugelten ist.

Hat nämlich bisher ein Arbeitnehmer keinen Urlaub beantragt und der Arbeitgeber keinen Urlaub gewährt, verfällt der Resturlaubsanspruch nach dem Bundesurlaubsgesetz am Ende des Urlaubsjahres, also am 31.12.. In vielen Arbeitsverträgen und Tarifverträgen sind für solche Fälle Übertragungszeiträume vereinbart. Spätestens am Ende des Übertragungszeitraums kann der Urlaubsanspruch vom Arbeitnehmer eigentlich nicht mehr geltend gemacht werden.

Nach der neueren Rechtsprechung, wir berichteten darüber auf unserer Homepage, darf nicht genommener Urlaub jedoch nicht verfallen, wenn der Arbeitnehmer lediglich keinen Urlaub beantragt hat. Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu ausgeführt, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers am Ende des Kalenderjahres oder eines zulässigen Übertragungszeitraums nur dann verfällt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt hat, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat.

Der Arbeitgeber muss - konkret - und - in völliger Transparenz - dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen Urlaub zu nehmen. Er muss ihn, ggf. - förmlich - dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt.

Der Arbeitgeber muss sich dabei auf einen konkret bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres beziehen und den Hinweis geben, dass der Urlaub am Ende des Kalenderjahres verfällt, wenn der Arbeitnehmer in der Lage war, seinen Urlaub im Kalenderjahr zu nehmen, ihn aber nicht beantragt.

Regelungen und Hinweise, die sich im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder ähnlichen Schreiben finden, genügen den Anforderungen einer konkreten und transparenten Unterrichtung in der Regel nicht.

Wir empfehlen daher allen Arbeitgebern, jetzt zu prüfen, ob sie ihre Mitarbeiter nachweisbar, klar, rechtzeitig und transparent über den jeweiligen Urlaubsanspruch, den notwendigen Urlaubsantrag und den anderenfalls am Jahresende drohenden Verfall von Urlaubsansprüchen für 2021 informiert haben und dies ggf. jetzt noch nachzuholen.

Der Verweis auf den in der Gehaltsabrechnung ausgewiesenen Resturlaubsanspruch dürfte den Grundsätzen der Transparenz in der Regel nicht genügen. Die bloße Angabe des Resturlaubs stellt keinen Hinweis darauf dar, dass dieser am Jahresende verfällt.

Anderenfalls tritt der nicht verfallene Resturlaubsanspruch 2021 zum Urlaubsanspruch 2022 hinzu.

Obige Grundsätze gelten in der Regel auch für Urlaubsansprüche aus Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen, die über den gesetzlichen Anspruch hinausgehen. Sie gelten regelmäßig auch für nicht genommene Urlaubsansprüche aus Vorjahren, die nach der neueren Rechtsprechung ebenfalls nicht verfallen sind, sondern den aktuellen Urlaubsanspruch erhöhen. Zur Frage einer möglichen Verjährung liegt bisher keine Rechtsprechung vor.

Für Rückfragen oder Abstimmung von Formulierungen wenden Sie sich gerne an uns.